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电子邮件怎么写(如何正确写电子邮件)

谢谢邀请。我是唐帅,免费PPT设计师,承接PPT定制。在日常工作中,每天可能会使用大量的邮件进行沟通,发送的邮件大部分会沉入大海而不回复。这个时候,以下得体高效的邮件就显得尤为重要。第一,极简主义。这两个字很好理解

谢谢邀请。我是唐帅,免费PPT设计师,承接PPT定制。
在日常工作中,每天可能会使用大量的邮件进行沟通,发送的邮件大部分会沉入大海而不回复。这个时候,以下得体高效的邮件就显得尤为重要。
第一,极简主义。
这两个字很好理解。短邮件可以快速阅读,然后快速处理。在极简邮件里最好用五句话解释一切。四句话足以说明原因、经过、结果和期望的帮助。真的不可能多加一句。
每句话都要从不同的开头说起,不要在一个密密麻麻的段落里一直说下去。这样看的人会很累,有空以后再考虑看。然而,当他忙的时候,他很久以前就忘记了他的电子邮件。所以写邮件的时候要避免长篇大论,最好五句话内说完自己想说的话。
第二,避免使用配件。
假设电子邮件中有许多不同类型的附件。我得一个个下载附件,想好每个附件放在哪里,一个个打开才知道你邮件的内容。心里肯定会拒绝的。
正确的解决方法是把内容直接放在邮件上,这样不仅可以大大缩短使用插件的时间,还可以提高别人处理邮件的时间。
第三,设身处地为别人着想。
你的邮件是给别人看的,所以你写的时候要想好应该怎么做,方便别人快速处理你的邮件。比如你想通过一个人转发你的邮件,那么你可以发两封邮件,一封给客户端,一封转发,这样客户端就不需要重新编辑一封转发的邮件,只需要按一个转发按钮,自然会优先转发你的邮件,让你的邮件成为高效的邮件。
今天的互动:你认为还有其他与客户沟通的方式吗?
P.我是唐帅。我承接PPT定制。请留言,如有需要请联系我。
P.附言:如果你觉得答案还可以,就喜欢吧!
我是唐帅,知名PPT定制设计师,职场技能优秀回答者。我是微信官方账号和微博的唐帅:唐帅PPT。学习一些新鲜有趣的职场技能,关注我。
标题清晰易读:让读者快速抓住重点,只通过标题就能判断事情的轻重缓急,无需开篇;比如对外:【来自XX(公司名称)】XX事项合作确认单;内部:【XX项目】,上线所需资源申请已正确送达;传入的cc使用正确。“接受者”是需要了解和回应此事的对象;“CC”是只需要知道事件的对象,ta不需要回应;“秘密传递”是指知道事件,但不方便让所有收件人公开知道邮件是带着明确的目的发给此人的:邮件的目的是让收件人知道什么还是回应什么?在邮件中需要清晰、简洁、重点突出:用最简单的文字和结构化的方法整理要传递的信息,列出层次,并利用好格式,重点关注下一步行动计划:落实具体事项、负责人和DDL语言习惯:保持与邮件读者相同的沟通语言,例如,在内部沟通中使用内部员工能够理解的术语,在外部沟通中用公众能够理解的术语代替。
观察公司里面对整个集团,整个业务线,甚至整个公司的邮件。这种邮件往往结构完整,措辞精炼,可以作为一个正面的例子,让你自己进入读者的视角。在发送之前通读一遍,看看你是否能理解电子邮件传达的信息。发送前检查:标题、收件人、正文(错别字)、附件(是否放入)
内部沟通(人力资源服务公司销售拜访客户后同步公司内部信息的场景)
标题:【XX公司】拜访后情况同步(日期)【拜访者】:XX公司人力资源管理及招聘负责人【主要信息】:该客户是XX行业区的大客户,成立于19XX年,目前员工3XXX人,业务类型为XX。近几年业务范围在调整,需要有一定专业技能的人才。这第一次拜访,我之前就认识我们公司,但是从来没有合作过。客户的痛点是基于轴承策略的要求。新的业务部门需要专业人才和懂专业的管理人员。然而,不知道在哪里可以找到这些人。内部选拔用什么标准和方法,外部招聘用什么渠道和标准,都是问题。基于这一需求,我们向客户介绍了我们的XX服务和产品。未来可能的合作点有:XX、XX、XX;风险可能包括XX、XX、XX。与客户约定的下一步行动计划:……内部需要做的下一步行动计划:为下一次拜访做好定制计划,DDL为X月X日,需要有同事要求再次拜访客户进行面对面讲解,继续发掘需求,推动业务合作流程。
外部通信(合作伙伴邮件示例)
标题:【来自XX】XX合作形式介绍感谢XX公司对我们产品的认可。根据您的业务类型,我们可以共同开展以下合作形式:1.2.3.以上。如果你的公司有更多的想法和计划,请随时交流。X个工作日之后再联系,讨论推广后续合作方案。
电子邮件是很多专业人士的重要沟通工具,它穿透屏幕两端,可以通过邮件的链接传递尊重,积累隔阂;你可以许个愿,也可以毁了一笔生意。根据我多年的工作观察,我发现许多人不会写和使用电子邮件,他们不知道电子邮件的写作技巧。以下分享,希望对有需要的朋友有所帮助。
心平气和,充分表达自己的意图和需求,达到沟通的目的。邮件存储在服务器上,可以作为事实依据和证据。所讨论的主题、事实依据以及通过邮件达成的共识都可以通过工作记录的历史档案进行清晰、持续的跟踪
规则1-信息的主题(标题)应该清楚
主题(标题)不应为空。题目应该简明扼要。邮件正文不要用标题写字数。一般少于15个字比较好。一些笼统的表述,比如XXX会议纪要,XXX后续事项,XXX会议通知;也可以根据具体事项细化,比如某个产品的返工安排。不要在标题中出现机密、敏感、侮辱性攻击等信息
规则2-电子邮件应该有一个开始地址,一个结尾和一个问候
开头一定要有标题,因为不是对着空气说话,要根据对方的年龄、层次、关系灵活使用,比如亲爱的/嗨,小王/你好,张工等等。避免直奔对方的名字。适当地问候别人并不奇怪。多用:你好!谢谢!拜托!致以最良好的问候!结束签名,带有问候语、姓名、公司、职位、联系方式,可以编辑成标准模板,自动带出。好的、规范的邮件签名不仅能体现你的专业性,还能让你的工作事半功倍
错误模板
规则3-邮件的正文应该仔细构思和撰写
五项原则
正文的第一段简要描述了目的。正文第二段按重要到次要的顺序列出事项或论述内容,避免长篇大论(谁有耐心看小说?),缺乏逻辑,多使用1/2/3/4等列。可以用永久符号标记,加粗,颜色(红色慎用)等。但避免滥用,使整个邮件丰富多彩。
规则4——专业精神
注意语气,避免情绪表达;避免语法错误和错别字。积极一点,少用专业术语或缩写:网络术语、行话、公司缩写、专有名词等。尤其是分发给非专业人士或者外人的时候,他们是不会理解的。
曾经收到过IE(工业工程师)的邮件,问水蜘蛛的工作时间是否可以向客人报价。我需要通过电话和他们交流
公司邮件可能会永久存储在服务器上。私人邮件有时不仅会被发送者看到,也会被接收者看到。有些公司会设置邮件,让所有邮件同时抄送给某个部门的负责人,比如行政部或者IT部。有一次一个男同事发邮件给一个女同事用公司邮件约见面吃饭,被行政部及其部门领导看到,最后流言满天飞。占用公司网络资源会给一些比较严格的公司留下不好的音视频。规则6-区分发件人(收件人)、抄送、密件抄送和发送顺序
分辨
在发送邮件的过程中,收件人的安排有一定的规则和顺序,很多人不知道或者会忽略。经常看到有些同事想到谁就敲谁的名字,毫无逻辑。一般有几种顺序:
按姓名拼音、部门人员、职位级别/级别排序。但是,当有多个收件人时,请根据此电子邮件对该人的重要性和责任进行排序。越重要越向前。并列的时候会根据位置。如果是cc的人,按职位排名基本没有错。
错误模板
规则7-关于附件
附件不能太多,最好压缩打包四个以上,或者邮寄附件。不要太大,可能收不到;需要考虑格式是否可以被对方打开。比如你把一个CAD文件发给一个不会用CAD的人,不如转换成图片或者PDF文件。附件名称简单明了,便于快速识别附件的重要性。最好在邮件里简单介绍一下附件。
规则8-电子邮件应该被及时回复,从头到尾
有的时候,有些邮件就像泥牛入海一样发出去,往往要追着孩子才能回复,甚至最后走掉,让人无奈又心疼,浪费了很多时间。所以要养成良好的闭环思维和工作习惯。对于收到的电子邮件:
要及时处理回复,最好设置处理时间和优先级。您也可以选择批处理的时间。对于不能及时处理的邮件,最好先回复:事件处理过程中,预计什么时候回复结果,这样发件人就能很好的知道。出差或度假时,电子邮件应设置为自动回复,告知出发时间、手机联系方式和紧急替代。邮件回复要有针对性,不能有错。
规则9-邮件不是一切
电子邮件在工作中起着重要的作用,但电子邮件不是万能钥匙。很多人在工作中过于依赖电子邮件交流,往往认为发邮件就代表一切都好,其实不然。电子邮件有时不是最好的处理方式。如果有必要,可以利用电话、面对面甚至组织会议来达到目的,提高工作效率。
邮件管理周期
最后,如果你有更多的技能,你不会不知所措。如果你努力工作,你会发展良好的邮件管理、发送和接收。呈现出来的专业性和专业性可能有一天会被一个高尚的人发现,会给你带来意想不到的机会。即使没有人认真对待,也是对自我的提升和完善。

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